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» 28.11.2018
Aussendienst: Fahrkarten in elektronischer Form - Dokumentation der Reisekosten
Wir stellen die neuesten Weisungen der Agentur der Einnahmen zur Dokumentation der Reisekosten für die Mitarbeiter im Außendienst zur Verfügung, für den Fall, dass die Fahrkarten in elektronischer Form ausgestellt werden.
Die Reisekosten gelten als ordnungsgemäß dokumentiert, wenn:
- die zur Verfügung gestellten Unterlagen die Identifikationsdaten der Zahlung, des Mitarbeiters und der durchgeführten Reise enthalten (beispielsweise wird die Überweisung durch einen Kontoauszug mit einer Reihe von Informationen wie dem Kaufdatum des Tickets, dem Namen des Fahrgastes, der Ticketnummer, dem bezahlten Betrag, dem Abfahrtsdatum, der Reiseroute usw. angemessen dokumentiert, ohne dass eine gedruckte Kopie der elektronischen Tickets beigefügt werden muss);
- der Mitarbeiter validiert den Aufwand und bestätigt ihn auf der in Papierform erstellten Spesenabrechnung.
Wenn die vorgenannten Voraussetzungen erfüllt sind, ist es nicht mehr erforderlich, der Reisekostenabrechnung eine Papierkopie der in elektronischer Form ausgestellten Tickets beizufügen, die auf jeden Fall im gleichen Format aufbewahrt werden muss, damit sie im Fall einer Kontrolle im Unternehmen überprüft werden können.
Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen.
Studio Kaspar
- die zur Verfügung gestellten Unterlagen die Identifikationsdaten der Zahlung, des Mitarbeiters und der durchgeführten Reise enthalten (beispielsweise wird die Überweisung durch einen Kontoauszug mit einer Reihe von Informationen wie dem Kaufdatum des Tickets, dem Namen des Fahrgastes, der Ticketnummer, dem bezahlten Betrag, dem Abfahrtsdatum, der Reiseroute usw. angemessen dokumentiert, ohne dass eine gedruckte Kopie der elektronischen Tickets beigefügt werden muss);
- der Mitarbeiter validiert den Aufwand und bestätigt ihn auf der in Papierform erstellten Spesenabrechnung.
Wenn die vorgenannten Voraussetzungen erfüllt sind, ist es nicht mehr erforderlich, der Reisekostenabrechnung eine Papierkopie der in elektronischer Form ausgestellten Tickets beizufügen, die auf jeden Fall im gleichen Format aufbewahrt werden muss, damit sie im Fall einer Kontrolle im Unternehmen überprüft werden können.
Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen.
Studio Kaspar
